Le déconfinement selon l’équipe de Tranquil IT

par | Mai 26, 2020 | Actualités, Télétravail, Vie de l'entreprise

Qu’est-ce c’est agréable d’entendre la voix de ses collègues sans la déformation d’un casque ou d’un micro et surtout sans les grésillements terribles que provoque un lien 4G saturé par les voisins : Netflix, Deezer, Youtube, Fortnite et autres joyeusetés !

Vous l’aurez compris, Tranquil IT a officiellement passé l’étape du déconfinement ce lundi 11 mai 2020. Profitez de cet article pour découvrir comment nous avons géré cette période de transition.

Le déconfinement selon Vincent, président de Tranquil IT :

Les mesures prises pour favoriser le déconfinement :

Chez Tranquil IT, nous reprenons la route vers nos bureaux. Ce retour est possible grâce à Cindy, notre chargée administrative, qui nous a préparé un plan d’attaque pendant ses derniers jours de confinement. Tout d’abord, nous avons choisi de renouer avec une activité à temps plein pour relancer la machine. Nous avons cependant « scindé » l’équipe en deux. Une partie de l’équipe est en télétravail et l’autre partie est présente au bureau. Un planning avec des roulements astucieux va permettre à tout le monde de se croiser régulièrement.

Avatar Vincent Cardon

Avec cette méthode, nous pouvons respecter les distances de sécurité sur notre lieu de travail. Ainsi, nous n’avons pas à porter un masque en permanence. Même si Cindy les a choisi les plus doux et les plus confortables, ceux qui portent des lunettes ont quand même de la buée.

Mais on ne s’arrête pas là ! Les gels hydroalcooliques et autres chiffons (personnels) sont évidemment partout (raisonnablement). L’équipe de nettoyage (surtout Annick) nous rend désormais visite tous les jours ! Comme vous pouvez le voir, tout a été soigneusement mis en oeuvre pour assurer autant que possible la sécurité sanitaire.

Ainsi, nous entretenons cette proximité sociale qui est si chère à nos yeux, tout en maintenant une distanciation physique de sécurité. Au bureau, tout le monde peut continuer à lire les vraies émotions des autres, sans avoir à les deviner derrière un masque.

Comment mixer entre les clients, le bureau et les personnes en télétravail ?

Avant le confinement, Vincent avait remplacé l’ensemble de nos casques téléphoniques. Son choix s’était porté vers le modèle Plantronics SAVI 8200, haut de gamme et qualitatif. Les nouveaux casques sont connectés aux téléphones Aastra, eux-mêmes connectés à notre autocommutateur téléphonique Asterisk. Cet assemblage reste notre principale ligne de vie avec nos clients. Les casques sont également branchés à chacun de nos PC par USB. Ainsi, basculer d’une conversation Mumble avec des collègues en télétravail à une conversation avec un client à l’autre bout du monde se fait avec un simple bouton. Nous n’avons pas encore de bouton contre le décalage horaire, cependant. Cette simplicité enfantine reste vraiment rassurante avec les temps qui courent.

L’entreprise déborde de projets et les projections dépassent même les scénarios les plus optimistes envisagés avant la crise du COVID-19. Continuons à rester forts et traversons ensemble cette épreuve de vie avec espérance.

Le déconfinement selon Yohannès, administrateur système :

yohannes-alemu

Les mesures prises avant le confinement :

Cindy nous avait prévenus d’un potentiel confinement impactant notre organisation. À l’exception de quelques changements à faire, nous étions parés à cette éventualité.

Alors, avant l’annonce du confinement, nous avions mis en place la partie téléphonie en SIP avec 3CX. Nous avions également générés les clés VPN de tout le personnel pour que tout le monde puisse connecter son PC au réseau. Le lundi matin, tout le monde était quasiment prêt. L’équipe technique a passé les deux jours suivants à faire des optimisations apportant plus de confort à notre équipe. Aucun réglage n’était bloquant pour le télétravail.

Le confinement du côté technique :

Nous avons eu peu d’appels pendant la première semaine. C’était essentiellement des demandes d’accès à guacamole, une passerelle web, permettant d’accéder au serveur des collectivités. Nous avions déjà mis en place, et depuis de nombreuses années, ces passerelles pour tous nos clients infogérés. Malgré tout, le nombre de personnes devant se connecter était plus élevé. Il a donc fallu dimensionner ces serveurs en conséquence.

La deuxième semaine, les quelques appels d’infogérance ont laissé la place aux personnes ayant des contrats de support WAPT. À la fin du confinement, la plupart des appels concernaient des projets WAPT. Finalement, tout était bien rodé. Nos clients étaient satisfaits de cette solution et pouvaient travailler en totale autonomie, sans problème.

En interne, tout s’est également bien déroulé. Nous avions créé deux canaux de communication, plaisants et intuitifs : Rocket Chat pour les messages écrits et Mumble pour les salons vocaux. On profite de l’avantage de l’Open Space sans les inconvénients. Dès qu’une personne a besoin d’aide, on lui demande par écrit si elle est disponible sur Mumble puis on la rejoint dans un salon de discussion. Pour que ça fonctionne vraiment, on a fait en sorte que le nom des salons soit le plus explicite possible.

Et vient le déconfinement :

La société a décidé de nous faire revenir à temps plein, car notre activité allait reprendre. Ce fut bien le cas : Nous avons reçu un surplus d‘appels de nos clients infogérés pour diverses problématiques / évolutions. On a constaté une hausse d’appels d’environ 130 % par rapport à la semaine avant le déconfinement. Concernant la partie organisation, un planning a été défini par notre RH. Une partie est présente dans nos locaux pendant deux-trois jours consécutifs, pendant que lautre moitié reste enlétravail et vise-versa.

Sincèrement, le confinement enlétravail s’est bien passé pour ma part. Cependant, je pense que, moralement, ces deux mois de confinement auraient été plus compliqué à temps plein. Notre perte d‘activité s’est bien fait ressentir au niveau des appels entrants et au report de nos prestations prévu sur les mois de mars / avril / mai.

Le déconfinement selon Vincent, administrateur système :

Le déconfinement … Une libération :

On a sans doute déjà un peu trop fait le coup du « Libéré !!! Délivré !!! » depuis le 11 mai 2020, aussi m’en abstiendrai-je. Il n’empêche que maintenant vous l’aurez en tête … Mais plus sérieusement, quel soulagement ! Je ne reviendrai pas sur les conditions du confinement car je n’ai pas été le plus à plaindre. Il n’en demeure cependant pas moins vrai que cette période d’isolement fut, pour moi tout au moins, une réelle épreuve.

Avatar Vincent Mauger

On peut parfois se prétendre être « solitaire » ou trouver que nos collègues sont « chiants » (chose normale dans un contexte de travail, des tensions existent toujours), etc. Il n’empêche que, quoi que nous puissions en dire, nous sommes des animaux sociaux. Cette période de « non-socialité » a donc été pénible pour la plupart d’entre nous. Aussi, c’est avec un plaisir certain que j’ai appris, lors d’une « téléréunion » (et oui, à nouvelles situations, il faut un nouveau vocable) le projet de réouverture de Tranquil IT. Le but était de nous faire reprendre en présentiel au bureau, tout en respectant les directives gouvernementales de cette sortie de confinement.

Organiser le déconfinement chez Tranquil IT :

Nous avons donc mis en place une organisation permettant d’alterner entre le télétravail et le présentiel. Un salarié est présent sur site environ 50 % du temps, le reste se passe en télétravail. C’est donc avec un vrai plaisir (et suite à une vraie impatience) que j’ai repris le chemin du travail ce mercredi (13 mai 2020) ! Quel plaisir de renouer le lien social en pouvant voir des gens, discuter, ne plus être seul, prendre un café ensemble, voir les gens sourire, etc.

Mais aussi (et cela rassurera probablement mon patron), de ressentir une remotivation complète au niveau du travail. En effet, on ne travaille pas de la même manière en télétravail, surtout sur le long terme comme cela a été le cas pendant ces huit semaines. Et il faut le dire, à la fin, je n’avais plus aucune motivation pour travailler depuis chez moi. En réalité, je n’avais plus envie de grand-chose en fait … Donc oui, revenir sur le lieu de travail a été « salvateur » pour moi (et d’autres en interne). D’autant que, sans vouloir évangéliser l’entreprise, l’ambiance chez Tranquil IT est plutôt excellente. Beaucoup de personnes tiennent plus lieu d’amis que de collègues. D’ailleurs, quand est-ce qu’on prend un apéro ?

Voilà qui vient parfaitement conclure ce dossier « télétravail » ! Vous pouvez toujours retrouver nos articles sur les outils que nous avons mis en place ou sur nos ressentis du télétravail, si vous les avez manqué !

Nous avons pris un véritable plaisir à bousculer nos habitudes et à relever ce défi organisationnel. Finalement, notre plus grosse difficulté a été d’être éloigné les uns des autres, les témoignages l’illustrent plutôt bien. N’hésitez pas à nous faire vos retours sur votre (potentiel) déconfinement dans l’espace commentaire. Nous serons ravis de vous lire, à défaut de pouvoir vous voir, pour le moment !